Même si vous ne connaissez pas le nom de cette méthode, vous l’utilisez probablement très souvent.
Le principe du KANBAN est simple : des cartes et des colonnes. Les colonnes représentent les étapes d’un processus. Les cartes circulent au travers des colonnes, de gauche à droite.
Cette méthode a néanmoins des limites car un même tableau KANBAN ne peut pas être utilisé …
1) par un grand nombre de personnes
2) pour gérer un processus non linéaire
3) pour gérer un grand nombre de cartes
Imaginez par exemple gérer tous les risques d’une entreprise en impliquant 10.000 personnes sur un seul KANBAN : c’est tout simplement impossible.
Les bénéfices seraient pourtant très intéressants …
SYNAPSCORE (*) apporte une réponse simple et élégante à ce problème en intégrant une nouvelle fonctionnalité à sa plateforme de management :
Des cartes (généralement produites à partir d’un questionnaire) sont injectées dans un premier plateau de tri.
Elles sont alors automatiquement regroupées par thèmes et placées dans des piles d’entrée (INPUT STACKS).
Le plateau est alors ouvert aux personnes chargées de faire un premier tri en plaçant les cartes dans des piles de sortie (OUTPUT STACKS).
Les cartes ainsi classées sont ensuite injectées dans un deuxième plateau de tri et ainsi de suite. Chaque plateau joue ici le rôle d’une colonne KANBAN.
Si le processus n’est pas linéaire, il suffit de créer une arborescence ou un graphe de plateaux de tri.
En sélectionnant les personnes qui accèdent à chaque plateau, vous définissez des rôles et donnez des droits précis à chaque étape du processus.
Imaginez maintenant que 100.000 cartes soient injectées dans le premier plateau et que 1.000 personnes soient impliquées dans le tri, vous ajoutez à votre plateau des filtres afin que chacun retrouve rapidement les cartes qu’il doit trier.
Note : c’est avec cette approche que nous avons trié en 2 heures 70.000 fiches d’opportunité pour améliorer la sécurité sur les chantiers.
Au fur et à mesure de son déplacement dans les différents plateaux, chaque carte est analysée, triée, documentée et commentée.
A n’importe quel moment il est possible de créer des actions qui sont ensuite automatiquement regroupées par carte et par thème puis suivies dans l’espace dédié à la gestion des objectifs et des plans d’action.
Ce système simple et efficace permet une gestion collaborative et ludique des processus complexes.
En fonction le questionnaire de départ, ce système permet une gestion fluide de cartes représentant des opportunités, des risques, des tâches, des ressources, des problèmes, …
(*) La plateforme SYNAPSCORE propose toutes les fonctionnalités pour transformer les challenges en resultats. Elle est utilisée pour déployer les objectifs stratégiques (OKR), piloter les projets de transformation (PMO) et améliorer en continu la performance (KPI).
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